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Perguntas Frequentes

O que configura o regime de teletrabalho?

O que é?

O regime permanente de teletrabalho é aquele em que os(as) servidores(as) ou empregados públicos cumprem suas jornadas em local diverso das instalações da unidade de trabalho, com comparecimento presencial obrigatório na frequência mínima definida pela autoridade competente.

Para se tornar elegível ao regime permanente de teletrabalho, a unidade deverá ter atividades que possam ser realizadas à distância, mensuradas e acompanhadas de forma remota. Além de não acarretar prejuízo ao funcionamento da unidade e atendimento ao público.

O que é importante no regime?

Para o regime de trabalho, é importante:

Fixar metas para a realização dos trabalhos;
Mensuração objetiva de desempenho;
Que não haja prejuízo ao regular funcionamento da unidade de trabalho e ao atendimento ao público;
Registro eletrônico de assiduidade e das atividades desenvolvidas para fins de apuração objetiva do desempenho;
Definição de escala de trabalho;
Comparecimento periódico à sua unidade de trabalho, nos termos das escalas previstas no artigo 10 do Decreto nº 59.755/2020, ou sempre que houver convocação.

A mensuração e o acompanhamento das atividades podem ocorrer pelo cumprimento de um plano de trabalho ou de tarefas específicas estabelecidas pela chefia imediata.

Observações

O regime permanente de teletrabalho não é obrigatório;
A adesão do servidor poderá acontecer em qualquer momento e deverá ser discutida e acordada com a chefia imediata;
Em regra, o teletrabalho deverá ser executado em um local previamente indicado. Para realizar o serviço em local diverso do pactuado, é necessário prévia e expressa autorização da chefia imediata.

Atividades teletrabalháveis

Algumas das atividades que podem ser realizadas a distância são:

planejamento, implementação, gerenciamento, acompanhamento e avaliação de programas, projetos e atividades.

Clique aqui para saber algumas formas de gerir as atividades de forma remota;

instrução, análise e acompanhamento de processos em meio eletrônico;
consulta a documentos, materiais e processos disponíveis em plataformas acessíveis de maneira remota;
elaboração de apresentações e documentos de cunho técnico e de comunicação interna e/ou externa;
oferta, por via remota, de formação, treinamento e capacitação de servidores;
atendimento direto ao cidadão em que não haja necessidade de presença física do servidor;
prestação de suporte técnico, por via remota, a servidores e outras unidades;
atividades de fiscalização que não exijam a presença física do servidor;
outras atividades passíveis de execução, mensuração e acompanhamento por via remota.

Implantação

A implantação do regime permanente de teletrabalho nos órgãos e entidades dependerá da publicação de portaria do Secretário, Subprefeito ou autoridade equiparada, na administração direta, e ato normativo específico do dirigente das autarquias ou fundações, no âmbito de seu respectivo órgão ou entidade, dispondo sobre:

fixação, quando necessário, regras específicas aplicáveis ao regime permanente de teletrabalho nas unidades do órgão ou entidade;
definição de atividades e unidades elegíveis à realização do teletrabalho;
definição de diretrizes dos perfis elegíveis para ingresso no regime permanente de teletrabalho, se houver;
aprovação das metas da unidade elegível para o teletrabalho;
orientação para a definição dos planos de trabalho e dos instrumentos de acompanhamento;
fixação a escala ou das alternativas de escala dos(as) servidores(as).

Clique aqui para mais informações sobre as escalas de trabalho

Veja o fluxo das informações:

COVID-19

O Artigo 17 do Decreto nº 59.755/20 é expresso ao ressalvar que as regras de teletrabalho contidas no Decreto nº 59.283, de 16 de março de 2020, permanecem inalteradas e válidas enquanto durar o período de emergência decorrente da COVID-19.

Quem pode se submeter ao regime de teletrabalho?

Poderão se submeter ao regime permanente de teletrabalho

Os(As) servidores(as) e empregados públicos municipais efetivos vinculados aos órgãos da administração direta, autarquias e fundações do Município de São Paulo, ou seja, aqueles que ingressaram mediante concurso público;

Não poderão se submeter ao regime permanente de teletrabalho

Administração indireta;
Servidores(as) e empregados públicos comissionados ou contratados;
Estagiários(as).
Entre os servidores efetivos e empregados públicos que não podem participar, estão:
- Servidores efetivos que estão trabalhando na Prefeitura há seis meses ou menos;
- Que tenham sofrido penalidades disciplinares, conforme descritas na Portaria N°60/SG/2020;
- Que descumprirem as regras e condições definidas no plano de trabalho;
- Que tenha desistido do regime permanente de teletrabalho, pelo período de 30 dias, contados da interrupção.

Observações adicionais

Empresas públicas podem se submeter ao regime de teletrabalho, em que deverão fixar internamente as regras e condições do regime para seus empregados públicos, observando, no que couber, as disposições constantes do decreto e as normas e diretrizes gerais estabelecidas pela Secretaria Municipal de Gestão.
Caberá à chefia imediata indicar os servidores ou empregados públicos elegíveis para adesão ao regime de teletrabalho;

Clique aqui para mais informações sobre as escalas de trabalho.

Uma vez em regime de teletrabalho, o servidor poderá voltar ao trabalho presencial integral a qualquer momento, por opção.

COVID-19

Quais são as escalas de trabalho previstas no teletrabalho?

Os (as) servidores(as) e empregados públicos deverão cumprir uma das seguintes escalas semanais:

4 (quatro) dias de trabalho à distância e 1 (um) dia de trabalho presencial;
3 (três) dias de trabalho à distância e 2 (dois) dias de trabalho presencial;
2 (dois) dias de trabalho à distância e 3 (três) dias de trabalho presencial.

A escolha das alternativas de escala de trabalho ficará por conta do Secretário, Subprefeito e autoridade equiparada, na administração direta, e o dirigente da autarquia e fundação, ou, quando definido por estes, pela chefia imediata.

Aspectos pessoais

É importante entender as necessidades dos(as) servidores(as): mesmo que a pessoa faça atividades que possam ser realizadas em teletrabalho e não tenha nenhuma das restrições, ela pode não se adaptar à escala de teletrabalho proposta. Recomenda-se, então, que sejam considerados os contextos e as necessidades dos servidores(as) para definição de sua escala.

Rodízio

Contexto COVID-19

Para definir os dias que cada servidor(a) deve trabalhar presencial de acordo com sua escala, recomenda-se dividi-los(as) em grupos para limitar o contato, evitar aglomerações e, assim, minimizar o contágio do vírus.

Exemplo: em uma coordenadoria que possui servidores e servidoras das três escalas:

l. aqueles(as) da escala 3 dias à distância e 2 dias presencial irão sempre às terças e quintas até o local de trabalho presencial;

ll. aqueles(as) da escala 2 dias à distância e 3 dias presencial irão sempre às segundas, quartas e sextas até o local de trabalho presencial;

lll. aqueles(as) da escala 4 dias à distância e 1 dia presencial irão sempre em um dia fixo da semana, no mesmo dia que o grupo com menor quantidade de pessoas trabalha presencialmente.

Pós pandemia

Para diminuir o número de pessoas que frequentam o ambiente presencial em um dia, recomenda-se definir os rodízios de acordo com os seguintes termos:

Definir grupos de pessoas com mesmo perfil de atividade

Para estruturar o rodízio, sugere-se que pessoas com o mesmo perfil de atividade trabalhem presencialmente nos mesmos dias. Isso garante maior produtividade da equipe e maior fluidez na comunicação.

Por isso, recomenda-se que sejam estabelecidos grupos de acordo com o tipo de atividade nas equipes para definir o rodízio, de forma que as pessoas de um mesmo grupo frequentem o local de trabalho presencial no mesmo dia.

Evitar superlotação

Para disponibilizar imóveis, deve-se reduzir o número de pessoas ocupando o espaço diariamente. Dessa forma, mais de um servidor e servidora pode ocupar a mesma estação de trabalho, por exemplo.

Por isso, recomenda-se que o rodízio seja estruturado de forma a alocar o menor número de servidores e servidoras trabalhando presencialmente por dia.

Observações

O(a) servidor(a) não poderá ter dia fixo da semana para comparecimento presencial. É necessária a alternância dos dias da semana que compõem a escala de trabalho, garantindo, assim, com essa alternância, maior efetividade na integração e troca de informações necessárias entre os membros das equipes.
Toda e qualquer alteração no planejamento individual deverá ser acordado com a chefia direta.
Excepcionalmente, as escalas previstas poderão ser alteradas pelo Secretário, Subprefeito ou autoridade equiparada, na administração direta, e o dirigente da autarquia e fundação nas seguintes hipóteses:

a) realização de trabalhos em regime de força-tarefa, por prazo determinado e não superior a 90 (noventa) dias;

b) adesão ou manutenção no regime de teletrabalho como alternativa ao afastamento para participação em congressos, cursos, certames desportivos, culturais ou científicos, nas hipóteses previstas na legislação vigente.

Quais são as responsabilidades das chefias com relação ao regime de teletrabalho?

De acordo com o Decreto nº59.755 de 14/09/2020, algumas responsabilidades estão atribuídas aos secretários, como possibilidades de escala, perfis e unidades elegíveis, dentre outros. Firmados esses aspectos, cabe às chefias:

Preparação para o teletrabalho

Indicar os servidores ou empregados públicos elegíveis para adesão ao regime de teletrabalho.
Definir a escala dos servidores ou empregados públicos.

Clique aqui para obter informações que ajudem na definição do rodízio da sua equipe;

Elaborar e pactuar os planos de trabalho com os servidores ou empregados públicos;

Atuação dos servidores em teletrabalho

Acompanhar o andamento das atividades no regime de teletrabalho, possibilitando a apuração objetiva do desempenho dos servidores ou empregados públicos;
Convocar os servidores ou empregados públicos para atividades presenciais, sempre que necessário;
Oferecer as condições e buscar soluções para a viabilização e melhoria constante do regime permanente de teletrabalho, com o apoio da chefia mediata e do gabinete da secretaria, subprefeitura, autarquia ou fundações;
Observar o perfil profissional dos servidores para promover capacidades de

I - organização: capacidade de estruturar suas atribuições, estabelecendo prioridades;

II - autonomia: capacidade de atuar com disciplina e comprometimento sem acompanhamento presencial;

III - orientação para resultados: capacidade de atentar aos objetivos e trabalhar para alcançá-los, observados sempre os prazos previamente estabelecidos;

IV - controle de qualidade: capacidade de avaliar criticamente o trabalho realizado e alcançar com qualidade os objetivos fixados;

V - integração do trabalho: capacidade de alinhar tarefas individuais com a equipe e chefia, tornando o trabalho mais efetivo e sem sobreposição e/ou retrabalho.

Mais detalhes sobre as responsabilidades das chefias estão no Decreto nº59.755 de 14/09/2020.

Como utilizar VPN, SEI e Teams?

VPN

O que é e para que serve a VPN?

A rede de acesso restrito VPN – Virtual Private Network permite que você acesse remotamente e de forma segura a rede de computadores da Prefeitura.

Com a VPN, você pode:

Acessar arquivos salvos no seu computador da Prefeitura
Acessar aplicativos e programas com licença para a máquina da Prefeitura
Acessar a intranet de sua Secretaria
Acessar os sistemas que exigem conexão de dentro da rede da Prefeitura, por exemplo: SIMPROC, (verificar quais outros com SG)

Você não precisa da VPN para:

Acessar o SEI (link)
Acessar o email institucional, via webmail (antigo) ou outlook (para quem já teve a conta de email migrada).
Utilizar o Pacote Office, se você já o tiver instalado em outro computador.
- Caso não tenha o pacote office instalado, é possível utilizar a VPN para acessar os programas pelo computador da Prefeitura. Não é necessário ficar o tempo todo na VPN. Os documentos podem ser trabalhados offline e, quando finalizado, poderá retornar ao sistema.

Como obter acesso à VPN?

Para ter esse acesso é necessário solicitar à sua equipe de TI. Após a autorização, o servidor receberá todas as instruções de suas equipes para a instalação do sistema em seu computador ou notebook. Caso tenha autorização, acesse o guia de configurações da VPN.

Tenho dúvidas. Com quem devo falar?

Se ainda tiver dúvida, entre em contato com a equipe de Tecnologia da Informação de sua Unidade.

SEI

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é um sistema interno da Prefeitura do Município de São Paulo.

Há alguns conteúdos que podem te ajudar a utilizar o SEI:

Se ainda tiver dúvida, entre em contato com a equipe de Tecnologia da Informação de sua Unidade.

Teams

Por que devo utilizar o Teams?

O Teams é a ferramenta recomendada pela Prefeitura para comunicação entre os(as) servidores(as).

Principais vantagens do Teams em relação ao Whatsapp:

Separar as conversas de trabalho das conversas pessoais;
Silenciar as notificações fora dos horários de trabalho e de finais de semana;
Organizar as conversas por tópicos e compartilhar arquivos;
Tem todas as funcionalidades do Whatsapp e é mais completo;

Outras vantagens:

Receber notificações no celular quando instalado o aplicativo;
Entrar em contato com pessoas de outras unidades da Prefeitura apenas com o nome ou endereço de email;
Não depende do seu número de celular, apenas do seu email institucional;
Mais seguro.

O que é?

O Microsoft Teams é uma plataforma unificada de comunicação e colaboração em que você pode se comunicar com sua equipe e outros(as) servidores(as) da Prefeitura por videochamadas, chat para mensagens e ligações, assim como no WhatsApp.

Seus diferenciais estão na organização e registro das informações, na facilidade de entrar em contato com servidores(as) e no armazenamento e compartilhamento de arquivos.

Você pode utilizá-lo no celular ou no computador.

Todos os(as) servidores(as) em regime de teletrabalho estão cadastrados na plataforma.

Para a inclusão de outros(as) servidores(as), encaminhe uma solicitação para a equipe de TI local de sua Secretaria ou Subprefeitura.

Confira como a ferramenta funciona na prática:

Vídeo explicativo: link;

Quero começar a utilizar! Por onde começar?

Instale o Microsoft Teams

O Teams pode ser utilizado de três formas:

Instalado no Computador: para instalar, utilize os passos do Manual de primeiros passos para instalação pelo link;
Navegador da internet: acesse o link: https://teams.microsoft.com/. Insira, então, seu email da Prefeitura e sua senha;
Aplicativo de celular: baixe pelo Google Play (Android) ou App Store(iOS) o aplicativo Microsoft Teams

2. Explore o Teams

Agora você pode falar com outras pessoas pelo chat, fazer videochamadas, ligar, adicionar arquivos, criar equipes…

Neste guia rápido de utilização, você tem uma visão geral sobre como utilizar: link.

Quero utilizar com a minha equipe! Como crio os grupos de trabalho no Teams?

Organize os grupos de trabalho

Para criar os grupos de trabalho, primeiramente, é necessário pensar quais serão eles e quem estará em cada um deles.

Para isso, pense nas metas, objetivos e em quem da sua organização pode ajudar a alcançá-los de forma colaborativa antes de iniciar a operacionalização da ferramenta.

Como você e sua equipe se organizam atualmente para alcançar resultados? Pode ser por meio de projetos, departamentos, dentre outros.

A organização do Teams pode ser uma forma de facilitar processos e trocas que antes não aconteciam. Pense também nos fluxos que gostariam de facilitar para criar equipes e canais.

A forma certa de se organizar é a que funciona e faz sentido para você e sua realidade na prefeitura.

Veja alguns exemplos de como você pode organizar seus canais:

2. Crie as equipes e canais: com os objetivos de cada equipe e canais definidos, agora é só criar as equipes e canais. Os vídeos tutoriais abaixo podem te ajudar a criar equipes e canais:

3. Comece a conversar com sua equipe pelo Teams!

Dicas de utilização:

Utilize para manter contato com a sua equipe: pode ser por vídeo-chamada, ligação ou mensagem. É importante para manter o contato recorrente;
Utilize para recepcionar novos(as) colaboradores(as) em teletrabalho: você consegue conversar em um lugar só, compartilhar todas os documentos e informações, e a nova pessoa pode acionar facilmente a equipe;
Adicione equipes gradualmente;
Evite criar várias equipes com as mesmas pessoas: opte por canais;
Use nomes intuitivos para canais e equipes;
Use canais privados para os grupos que achar relevante;
Restrinja as postagens nos canais a algumas pessoas (moderadores e criadores) se necessário;
Para dar uma pitada de humor, você pode usar GIFs, figurinhas e memes.

Quais cuidados devo ter com os dados mantidos pela Prefeitura?

Ainda que a Lei de Acesso à Informação(LAI) estabeleça a transparência e a abertura de dados em governo como regra, ela mesma já estabelece em seu capítulo IV cenários em que o sigilo da informação é fundamental. Outro normativo relevante é a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais(LGPD), que explica que o dado pessoal pode ser mantido pela Prefeitura, mas é de titularidade dos cidadãos e cidadãs.

A adoção do trabalho remoto requer cuidados adicionais com a segurança da informação. E muitos desses cuidados demandam atenção especial por parte dos servidores e servidoras.

Principais cuidados de responsabilidade do(a) servidor(a) em teletrabalho

1. Não utilizar redes públicas para o teletrabalho. A internet disponível em cafeterias ou em aeroportos são exemplos de redes públicas. O teletrabalho deve ser realizado utilizando a rede doméstica da residência do(a) servidor(a).

2. Evitar guardar arquivos e informações no computador em uso fora da Prefeitura. Prefira trabalhar com os arquivos diretamente no SEI, no Teams, no Office online ou no respectivo sistema de informação da Prefeitura. Se o dado for sigiloso ou pessoal, seguir esta recomendação é fundamental. Se não for possível trabalhar com o arquivo sem guardá-lo temporariamente no computador em uso, é recomendado fazê-lo somente durante o trabalho. Ao final do dia, recomenda-se guardar o arquivo novamente em seu local de origem (SEI, Teams, etc) e apagá-lo do computador local. Isso evita que a informação seja acessada por outras pessoas que venham a ter acesso ao equipamento, que o servidor(a) fique sem acesso ao arquivo no dia em que for trabalhar presencialmente, ou a perda da informação em caso de dano ao equipamento.

3. Não guardar informações de trabalho em sistemas ou serviços que não sejam os indicados pelas áreas técnicas da Prefeitura. Como exemplo, salvar por engano um arquivo da Prefeitura como público em uma nuvem pessoal pode tornar possível encontrar esse arquivo por meio de uma busca simples no Google ou Bing.

4. Não compartilhar senhas individuais.

5. Estar atento ao grau de segurança de sua conexão com o sistema da Prefeitura. Ex: sistemas acessados via navegador (Chrome, Firefox, etc) devem possuir um cadeado fechado ao lado do link de acesso.

Cuidados do servidor(a) com o equipamento

Seja notebook ou desktop, o computador utilizado para o teletrabalho poderá ser de propriedade:

A) da Prefeitura, em uso no espaço físico da Prefeitura;

B)da Prefeitura, em uso na residência do servidor ou servidora, mediante empréstimo e assinatura de Termo de Responsabilidade;

C) do(a) servidor(a), em uso na Prefeitura;

D) do(a) servidor(a), em uso na sua residência.

1. A Opção C acima não deve ser usada por ser extremamente arriscada em termos de Segurança da Informação. Não se deve ligar na rede corporativa nenhum equipamento pessoal. Caso seja necessário o uso excepcional de equipamento pessoal no espaço físico da Prefeitura, deve-se utilizar uma rede alternativa, como o Wifi Livre disponibilizado aos munícipes.

2. No caso de empréstimo de equipamento (opção B), caberá ao servidor/servidora assinar Termo de Responsabilidade comprometendo-se com a conservação, zelo e bom uso do equipamento para fins exclusivos de teletrabalho. A administração e configuração do equipamento segue sendo de responsabilidade exclusiva da equipe técnica da Prefeitura.

3. É autorizado o uso de equipamentos pessoais na residência do(a) servidor(a), conforme opção D, nos casos em que forem mantidos os requisitos de segurança de acesso e uso, de acordo com as diretrizes da Secretaria de Inovação e Tecnologia. A Prodam, enquanto administradora da rede interna da Prefeitura, definirá requisitos de segurança de atendimento obrigatório para os equipamentos pessoais, como a instalação de um software antivírus e de um sistema operacional com as atualizações e correções de segurança mais recentes.

4. Ainda sobre a opção D, é vedado o uso de equipamentos pessoais por servidores(as) que acessem ativos de informação de alta criticidade para o órgão ou entidade, tais como sistemas com informações sensíveis ou o manuseio de processos sigilosos, conforme hipóteses da LAI e eventuais outros cenários, como os de risco de lesão ao erário.

5. Novamente sobre o uso de equipamento corporativo na residência do servidor (opção B), cabe reforçar o disposto na Portaria 60/SG/2020, art. 22, inc. IX. O(a) servidor(a) deve se atentar às condições necessárias para preservação do equipamento emprestado, o que inclui uma rede elétrica estável e que não ofereça risco ao equipamento.

Cuidados por parte das áreas técnicas

1. As áreas técnicas(Prodam e TI de cada órgão) concederão acessos aos sistemas de informação da Prefeitura via conexões seguras.

2. Os acessos serão concedidos individualmente aos servidores(as) e somente para os sistemas de fato necessários à execução do teletrabalho, caso a caso.

3. As áreas de TI de cada órgão e a Prodam poderão definir requisitos adicionais de segurança da informação, comunicando aos servidores em teletrabalho.

Como definir indicadores e metas para minhas atividades e para a equipe?

É um desafio definir bons indicadores e metas para as equipes, mas vale a pena se dedicar. Bons indicadores e metas são importantes para:

Dar transparência e comunicar o trabalho;
Apoiar na definição de capacitações;
Justificar pedidos de recursos;
Aproximar e estimular o trabalho em equipe

Para garantir melhoria de qualidade e produtividade utilizando essas ferramentas, construímos esse passo a passo.

Indicadores

Para definir-los:

1. Levante possibilidade de indicadores: pense nos diferentes pontos de qualidade e produtividade que são interessantes de serem medidos. Uma boa prática é se perguntar: "esse trabalho/processo é bom quando?"

Por exemplo: esse processo é bom quando:

A(o) cidadã(o) é atendido rapidamente => tempo médio de atendimento
Os(as) parceiros(as) ficam satisfeito(as) com nosso trabalho => nota média da avaliação dos parceiros
Quando servidores(as) não faltam ao trabalho => taxa de absenteísmo
Quanto conseguimos realizar todas as atividades planejadas para o dia => % de cumprimento de atividades.

Dica: Se quiser se inspirar em indicadores para sua área, existem repositórios que podem apoiar na definição, como o KPI Library (em inglês) e a Biblioteca de Indicadores (em português). Basta pesquisar a temática que aparecem sugestões de indicadores.

2. Priorize poucos e bons indicadores: uma vez que você tenha levantado as possibilidades de indicadores, você pode utilizar o método SMART para priorizar poucos e bons indicadores.

O método é fácil de aplicar: Verifique se o indicador passa pelos cinco critérios. Ao final, selecione alguns indicadores que foram aprovados em todos os critérios SMART:

Metas

Uma vez definidos os indicadores, é importante definir as metas. Metas inalcançáveis desestimulam as pessoas, e metas muito fáceis, causam improdutividade.

Para definir metas:

1. Entenda o contexto:

Entenda o que é desejado e o que é viável de acordo com os recursos disponíveis;
Analise desempenhos passados (histórico);
Observe coordenadorias e/ou departamentos similares para ter um parâmetro;

2. Defina a meta:

Atenção: toda meta deve ser escrita no modelo

Exemplo: reduzir o tempo médio de atendimento (objetivo) + para 5 minutos (valor) + até dezembro (prazo)

3. Defina ações, responsáveis e prazos: todas as metas devem estar ligadas a ações, responsáveis e prazos para que sejam atingidas.

4. Crie metas de curto e médio prazo: as metas de curto e médio prazo são importantes para realizar validações intermediárias e para redefinição de atividades, para que a meta principal seja atingida no longo prazo.

5. Monitore: faça monitoramento constante das ações ligadas à meta. Assim, podem ser feitas redefinições para que as metas sejam atingidas de outras maneiras.

Quer dicas de como gerir e acompanhar as atividades? Acesse Como definir rotinas de acompanhamento e gestão da equipe no teletrabalho? clicando neste link.

Como será o sistema de acompanhamento dos trabalhos no regime de teletrabalho?

Há iniciativa para implantação de um sistema de acompanhamento e gestão de atividades, metas e indicadores, a ser usado com o intuito de fomentar a cultura de planejamento, bem como gestão por resultados; trabalhando com os conceitos de Programa de Gestão, num aspecto mais amplo e ligado às tarefas e projetos dos órgãos e suas respectivas estruturas e subdivisões, e de Plano de Trabalho, específico para cada servidor/servidoras, de forma a definir e acompanhar as tarefas que devem ser executadas para realização adequada e tempestiva dos Programas de Gestão.

Sistema de acompanhamento de pessoal e metas

Dentre os diversos atributos necessários para tal sistema, podem-se elencar:

1. Flexibilidade: de forma a ser adaptável às variadas necessidades dos órgãos e, principalmente, peculiaridades de cada carreira de servidores;

2. Perfis de usuários: o sistema precisa ter diferentes perfis de usuários, de forma a segregar as informações por órgão/subdivisões e, ainda, funções de cadastro e visualização. Sugere-se ao menos os seguintes perfis (da mais alta à menor hierarquia): Administrador (que irá ter acesso a todos os dados, Programas de Gestão e Planos de Trabalho); Unidade (abrangendo as informações de cada órgão em específico); Chefia (em que as informações são disponibilizadas para aqueles que lideram um conjunto específico de servidores); Servidor (com informações específicas das atividades, entregas e indicadores de cada servidor tomado individualmente);

3. Duplo regime: o sistema deverá ser usado para gestão de atividades em regime de teletrabalho e presencial, concomitantemente;

4. Termo de Aceite: feito o planejamento, deverá haver uma etapa de alocação dos servidores adequados à execução das atividades, mediante assinatura do respectivo Termo de Aceite, que engloba, minimamente, descrição detalhada da atividade, prazos, metas, indicadores e insumos necessários;

5. Controle de produtividade, tempo e prazos: para identificar desvios entre o planejado e executado e melhor conduzir as atividades e avaliar a qualidade das entregas;

6. Comunicação com sistemas legados: para melhor adequação com, exemplificativamente, sistemas de Recursos Humanos, gestão de projetos, dados sobre a estrutura administrativa, dentre outras possibilidades;

7. Tarefas Recorrentes: para cadastrar atividades que, devido sua natureza, ocorrem repetidamente;

8. Acompanhamento por interface de calendário: para tornar a gestão dos planos e programas mais amigável.

Como acompanhar e gerir as atividades da minha equipe no teletrabalho?

Segundo o item III do art. 8º do Decreto nº59.755 de 14/09/2020, cabe à chefia “acompanhar o andamento das atividades no regime de teletrabalho”.

Para além do decreto, é papel de todo gestor:

Garantir que a comunicação entre a equipe funcione;
Gerir os recursos para que tenham condições de alcançar os resultados;
Trazer um olhar estratégico para o trabalho das pessoas;

O acompanhamento de equipes em regime de teletrabalho pode ser desafiador para gestores do ponto de vista de gestão.

Por isso, trouxemos opções de interações com a equipe e acompanhamento de atividades pelos meios digitais. Essas práticas tornam o acompanhamento mais recorrente e assertivo e auxiliam para que as atividades sejam executadas no prazo e com qualidade.

Encontros diários

São reuniões diárias curtas (entre 15 e 30 minutos), também conhecidas como "daily", no começo de cada dia.

Por serem diários, ainda que rápidos, esses encontros são recomendados para projetos, processos e serviços prioritários. Elas são fundamentais para garantir a fluidez da comunicação entre as equipes, planejar o trabalho, garantir produtividade para as pessoas e evitar retrabalho e “telefones sem fio”.

Nela, cada servidor(a) descreve brevemente as

atividades feitas no dia anterior;
os obstáculos enfrentados,
e alinha as atividades que serão feitas no dia que está se iniciando.

Devem ser feitas com equipes pequenas (de 3 a 9 pessoas), ou subdivisões de uma mesma equipe, para manter seu aspecto ágil. A ideia é que sejam pessoas que realizam as atividades do dia a dia: as atividades de um(a) impactam nas atividades do outro(a) ou pessoas que realizem atividades para atingir um mesmo resultado.

Dicas:

Faça todos os dias no mesmo horário se possível, de preferência no primeiro horário da manhã. Isso garante que toda a equipe já comece o dia com suas atividades organizadas.
Não use esse encontro para resolver outras pautas. Se ficarem muito longas, as pessoas desistirão desse encontro.
Esse encontro é para discutir o que precisa ser feito, e não o microgerenciamento de como deve ser feito.

Planejamento Semanal

Esse encontro é a base da gestão.

É um espaço de interação entre pessoas de diferentes equipes, ou subdivisões de uma mesma equipe. O momento de planejamento deve ser focado em debater o enquadramento das entregas e desdobrar em atividades pelos responsáveis na equipe.

Essa atividade é recomendada para todos projetos, processos e serviços prioritários. E deve durar no máximo 1 hora.

O passo a passo do que deve ser tratado nesse encontro semanal é:

Atividade rápida para verificar como todos da equipe estão;
Verificar o que foi feito, o que não foi feito e o que será feito na próxima semana;
Dar visibilidade a pontos de atenção, que podem impactar as atividades;
Apresentar as entregas realizadas na semana;
Definir e alinhar os entregáveis de médio e longo prazo;
Apresentar uma visão transversal e integrada do que todos(as) estão fazendo e dos resultados alcançados.

Atenção: é importante que cada uma das equipes, ou subdivisões, prepare previamente o conteúdo a ser alinhado (podendo ou não estar consolidado em material de apresentação).

Dicas:

Quinta-feira no fim da tarde é um ótimo dia para realizar o planejamento semanal, pois é uma forma de organizar a semana seguinte;
Priorize as entregas da semana pelo esforço e impacto.

Checagem Intermediária

Realizar uma checagem intermediária com a equipe é uma boa forma de verificar como está o andamento das atividades, coletar as preocupações e dar orientações e diretrizes para a execução do trabalho.

Para tanto, você pode enviar mensagens aos integrantes da equipe periodicamente para entender como está o andamento das atividades.

Para manter a recorrência:

Faça um convite recorrente como um lembrete (toda quarta-feira, por exemplo) na sua agenda no primeiro horário para lembrar de enviar uma mensagem para as pessoas da equipe, pelo canal que preferir;
Envie uma mensagem para cada um dos(as) integrantes da equipe no dia escolhido. Se sua equipe for grande, crie um grupo de trabalho Teams com todos(as) e envie lá;

Clique aqui para saber mais como utilizar o Teams.

Acompanhe as respostas e auxilie quem sinalizar alguma dificuldade.

Para equipes muito grandes, faça a conferência apenas de entregas chave.

Encontro de retrospectiva

A convivência entre pessoas de diferentes perfis nem sempre é fácil. O encontro de retrospectiva é ideal para grupos que trabalham juntos por longos períodos, e ajuda a evitar o efeito “bola de neve” - onde pequenos problemas entre pessoas se acumulam até o trabalho se tornar difícil.

Deve ser realizado idealmente uma vez por mês. Sugerimos estruturar o encontro da seguinte maneira:

Iniciar delimitando o clima profissional e maduro do encontro;
Pedir para os participantes listarem individualmente os aspectos positivos que cada participante da equipe trouxe para o grupo no período e contribuiu com o trabalho;
Na sequência, todos apresentam as contribuições de todos;
Após esse momento, cada pessoa deverá listar sobre todos pontos que gostariam que fossem melhorados para o próximo período e como cada um pode ajudar o colega nessa melhoria;
Ao final os participantes discutem o que pretendem implementar de ações para o próximo período com o objetivo de desenvolvimento profissional.

Dicas:

A participação de mediadores neutros, ou de fora da equipe, pode ajudar a manter o clima respeitoso que o encontro exige.
Para questões mais delicadas, sugerimos encontros individuais.

Para saber mais, clique aqui

Ferramentas de gerenciamento de projetos

Existem ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos online que auxiliam no acompanhamento de atividades e entregas.

Por meio das ferramentas, é possível relacionar as atividades com responsáveis, prazos e status. Cada servidor e servidora pode atualizar suas atividades, e a equipe consegue acompanhar simultaneamente.

As ferramentas mais utilizadas são:

Planner: https://tasks.office.com/

O Planner pode ser utilizado gratuitamente com seu email da Prefeitura pelo Office 365 e também está conectado ao Teams.

Trello: trello.com;
Monday: monday.com

Mais importante que a ferramenta, é o rito de realizar o acompanhamento, que também pode ser feito em agendas, cadernos, post-its e outros meios.

Planejamento estratégico

É recomendado que, ao menos uma vez por ano, as equipes se encontrem para avaliar o período passado e definir os grandes objetivos, indicadores e metas a serem alcançados, e as ações que serão realizadas para atingi-los.

Nesse encontro é sugerido:

Verificar o desempenho dos indicadores e metas;
Verificar o desempenho das ações e projetos;
Avaliar pontos de risco e atenção;
Redefinir as metas apenas quando estritamente necessário;
Redefinir ações e projetos;

A periodicidade do encontro varia de acordo com o tamanho da equipe, a periodicidade dos indicadores e a importância do processo ou serviço em questão. Sugere-se como padrão, um encontro mensal.

Para mais informações sobre definição de indicadores e metas, clique aqui

Como melhorar a comunicação com a equipe e outras unidades?

No teletrabalho, os novos servidores não podem parar para tirar dúvidas rápidas com as pessoas sentadas ao lado ou tomar um cafézinho para conhecer outros membros da equipe. Neste contexto, sugerimos algumas medidas para facilitar a integração de novos profissionais à equipe e evitar que eles se sintam isolados no trabalho remoto.

Uma pessoa nova vai entrar na equipe. Como posso me preparar?

1. Coloque-se no lugar da pessoa

Lembre-se: a pessoa que está entrando não conhece a área, processos, projetos e pessoas que compõem a equipe. No início, ela pode se sentir confusa, sobrecarregada e precisará de ajuda.

2. Consolide informações relevantes sobre a unidade

Para facilitar o aprendizado do(a) novo(a) colaborador(a), é importante levantar e organizar todas as informações que sejam relevantes para a sua integração e familiarização com o trabalho. Alguns tópicos que podem ser abordados são:

Informações gerais da unidade: o que a unidade faz? Qual seu objetivo? Quais seus valores? Como ela funciona? e Como vocês se organizam?;
Equipe: quem são as outras pessoas da equipe? Quais os seus papéis de cada um?;
Ritos: Quais são as reuniões e encontros recorrentes? De quais deles a pessoa deve participar?;
Técnico e institucional: quais os sistemas utilizados? Quais os documentos institucionais importantes? Como funciona o email? Quais os canais de comunicação da unidade? Como funciona o login da prefeitura?
Atuação da nova pessoa: qual será seu papel? O que é esperado dela? A quem ela deve recorrer caso tenha dúvidas?;

Por mais que essas informações possam ser passadas em reunião, tê-las consolidadas um documento permite que o(a) servidor(a) a consulte quando tiver dúvidas, além de facilitar a recepção caso haja mais de um servidor(a) novo(a).

Por isso, crie um "manual de boas-vindas" com os conteúdos.

3. Defina um(a) mentor(a) para recepcioná-la

É importante que uma pessoa da equipe recepcione e seja responsável pela integração do(a) novo(a) colaborador(a) para que a pessoa se sinta acolhida, tenha um ponto focal para tirar dúvidas e se ambiente mais rapidamente.

Atribuições do(a) mentor(a) antes da pessoa iniciar no novo trabalho:

Criar ou atualizar o "Manual de Boas-vindas" ou solicitar ao responsável.
Providenciar email institucional, acesso aos sistemas, ramal e baia que irá ocupar (quando as restrições da pandemia de COVID-19 não estiverem mais em vigor);
Colocar-se à disposição para tirar dúvida;
Combinar um horário para a pessoa começar no 1o dia. De preferência, agende uma vídeo-chamada com ela no primeiro horário.

4. Avise toda a equipe que uma nova pessoa chegará

Assim, a equipe já fica preparada para possíveis interações e darão a atenção necessária para os acionamentos.

A nova pessoa chegou! O que faço?

5. Recepcione o(a) novo(a) colaborador(a)

O(A) mentor(a) deve falar com a nova pessoa no primeiro horário de seu primeiro dia, passar as principais informações sobre a unidade e deixar o meio de comunicação aberto para que a pessoa tire dúvidas quando necessário. Não esqueça de compartilhar o "manual de boas-vindas" e outras informações relevantes sobre a unidade.

Dica:

Para que a pessoa nova integre com outros(as) servidores e servidoras, sugira que ela converse 15 minutos com cada um da equipe para saber mais sobre a pessoa e o que faz na unidade durante a primeira semana;

6. Faça um fechamento ao fim da primeira semana

O(A) mentor(a) deve falar com a nova pessoa ao final da primeira semana para entender o que a nova pessoa aprendeu, o que ela viu, como ela se sentiu, tirar possíveis dúvidas e reforçar informações relevantes. Se possível, estenda a mentoria durante todo o primeiro mês.

Dicas:

Faça todas as interações por videochamada e, de preferência, com a câmera ligada para promover maior conexão entre as pessoas;
Promova encontros informais com a equipe para aumentar a integração, como happy hours online e cafés da manhã virtuais.
Depois do período de adaptação, peça um feedback para o(a) novo(a) membro da equipe sobre o "Manual de Boas-vindas" - informações que tenha sentido falta e melhorias no conteúdo. Isso ajudará na recepção de outras pessoas e facilitará o trabalho de um futuro(a) mentor(a).

Como fazer a recepção de pessoas novas na equipe no regime de teletrabalho (onboarding)?

Quando realizamos teletrabalho podemos deixar de realizar comunicações não verbais e informais. Para evitar impactos negativos no trabalho e interações entre as equipes é importante estabelecer novos fluxos de comunicação.

Quando usar o Teams? Quais assuntos podemos resolver por e-mail? Com que periodicidade devo fazer videoconferências individuais e com a equipe? Essas respostas devem ser respondidas em conjunto para refletir a melhor forma como o time funciona.

O que é e como utilizar o Teams?

Você sabia que é possível substituir o WhatsApp no dia a dia de trabalho?

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Por que devo utilizar o Teams?

O Teams é a ferramenta recomendada pela Prefeitura para comunicação entre os(as) servidores(as).

Principais vantagens do Teams em relação ao Whatsapp:

Separar as conversas de trabalho das conversas pessoais;
Silenciar as notificações fora dos horários de trabalho e de finais de semana;
Organizar as conversas por tópicos e compartilhar arquivos;
Tem todas as funcionalidades do Whatsapp e é mais completo;

Outras vantagens:

Receber notificações no celular quando instalado o aplicativo;
Entrar em contato com pessoas de outras unidades da Prefeitura apenas com o nome ou endereço de email;
Não depende do seu número de celular, apenas do seu email institucional;
Mais seguro.

O que é?

Seus diferenciais estão na organização e registro das informações, na facilidade de entrar em contato com servidores(as) e no armazenamento e compartilhamento de arquivos.

Você pode utilizá-lo no celular ou no computador.

Todos os(as) servidores(as) em regime de teletrabalho estão cadastrados na plataforma.

Para a inclusão de outros(as) servidores(as), encaminhe uma solicitação para a equipe de TI local de sua Secretaria ou Subprefeitura.

Confira como a ferramenta funciona na prática:

Vídeo explicativo: link;

Quero começar a utilizar! Por onde começar?

1.Instale o Microsoft Teams

O Teams pode ser utilizado de três formas:

Instalado no Computador: para instalar, utilize os passos do Manual de primeiros passos para instalação pelo link;
Navegador da internet: acesse o link: https://teams.microsoft.com/. Insira, então, seu email da Prefeitura e sua senha;
Aplicativo de celular: baixe pelo Google Play (Android) ou App Store(iOS) o aplicativo Microsoft Teams

2. Explore o Teams

Agora você pode falar com outras pessoas pelo chat, fazer videochamadas, ligar, adicionar arquivos, criar equipes…

Neste guia rápido de utilização, você tem uma visão geral sobre como utilizar: link.

Quero utilizar com a minha equipe! Como crio os grupos de trabalho no Teams?

3. Organize os grupos de trabalho

Para criar os grupos de trabalho, primeiramente, é necessário pensar quais serão eles e quem estará em cada um deles.

Para isso, pense nas metas, objetivos e em quem da sua organização pode ajudar a alcançá-los de forma colaborativa antes de iniciar a operacionalização da ferramenta.

Como você e sua equipe se organizam atualmente para alcançar resultados? Pode ser por meio de projetos, departamentos, dentre outros.

A organização do Teams pode ser uma forma de facilitar processos e trocas que antes não aconteciam. Pense também nos fluxos que gostariam de facilitar para criar equipes e canais.

A forma certa de se organizar é a que funciona e faz sentido para você e sua realidade na prefeitura.

Veja alguns exemplos de como você pode organizar seus canais:

4. Crie as equipes e canais: com os objetivos de cada equipe e canais definidos, agora é só criar as equipes e canais. Os vídeos tutoriais abaixo podem te ajudar a criar equipes e canais:

5. Comece a conversar com sua equipe pelo Teams!

Dicas de utilização:

Utilize para manter contato com a sua equipe: pode ser por vídeo-chamada, ligação ou mensagem. É importante para manter o contato recorrente;
Utilize para recepcionar novos(as) colaboradores(as) em teletrabalho: você consegue conversar em um lugar só, compartilhar todas os documentos e informações, e a nova pessoa pode acionar facilmente a equipe;
Adicione equipes gradualmente;
Evite criar várias equipes com as mesmas pessoas: opte por canais;
Use nomes intuitivos para canais e equipes;
Use canais privados para os grupos que achar relevante;
Restrinja as postagens nos canais a algumas pessoas (moderadores e criadores) se necessário;
Para dar uma pitada de humor, você pode usar GIFs, figurinhas e memes.

Se comunique de forma simples e direta

Você já precisou reler um texto várias vezes para entendê-lo?

Isso ocorreu porque a linguagem utilizada era complexa. Uma maneira de mudar essa situação é se comunicar de forma simples, direta e inclusiva por meio da linguagem simples. Trata-se de um trabalho de empatia e simplicidade.

Quais são as vantagens?

Mais pessoas conseguem entender a sua mensagem;
A sua mensagem é entendida mais rapidamente;
Você economiza tempo e recursos - as chances de ter que explicar novamente o que foi escrito diminuem;
As equipes podem se tornar mais produtivas - a mensagem é simples e direta, facilitando a comunicação entre servidores(as).

Como posso aplicá-la no dia a dia?

Evite expressões complexas se há sinônimos mais simples que podem ser utilizados;
Evite o uso desnecessário de palavras estrangeiras;
Evite termos pejorativos ou discriminatórios - opte por “prejudicar” ao invés de “denegrir”, por exemplo;
Utilize frases curtas - frases com menos de 20 palavras são mais fáceis de entender;
Utilize frases na ordem direta - sujeito, verbo e complemento.

Exemplo:

“O acúmulo de pessoas na enfermaria é prejudicial ao paciente, portanto, só serão permitidos dois visitantes por vez, para cada leito.”

Com linguagem simples: “O paciente só pode receber duas visitas por vez”.

Fonte: Comunica Simples.

Cursos

Caso tenha interesse em se aprofundar no assunto, confira os cursos abaixo fornecidos pela ENAP.

Torne reuniões virtuais (e presenciais) mais produtivas

Muitas pessoas preferem as reuniões presenciais, porque acreditam que as reuniões virtuais são mais longas ou que poderiam ser um email. Mas há formas de deixar as reuniões virtuais mais produtivas do que as presenciais. Temos aqui algumas dicas que podem melhorar a comunicação e tornar as videochamadas assertivas e rápidas.

Antes de começar a reunião

Escreva os tópicos a serem abordados;
Defina os tópicos que serão tratados e faça um fio lógico da reunião. Isso permitirá com que os objetivos da reunião fiquem mais claros e ajude a delimitar o tempo;
Envie os tópicos de antemão para os participantes, se possível. Isso deixará todos cientes sobre os assuntos que serão abordados e permite que os participantes se preparem para o encontro.

Dica: você pode enviar os típicos na descrição do próprio convite da reunião.

Durante a reunião

Sempre inicie a reunião no horário marcado;
Comece a reunião com os encaminhamentos da reunião anterior. Assim é possível ver o andamento das atividades e repactuar os prazos;
Caso alguém chegue atrasado(a), evite recapitular o que já foi falado (faça-o no final da reunião, se julgar necessário);
Peça para que os participantes deixem o microfone mutado, liberando-o apenas quando forem falar. Isso evita ruídos externos e torna a reunião menos cansativa. O Teams permite que o moderador desligue o microfone de outros participantes

Clique aqui para saber mais como utilizar o Teams.

Recapitule os pontos importantes e já abordados em intervalos regulares para facilitar o entendimento;
Caso seja possível, sempre deixe a câmera ligada para deixar as pessoas mais confortáveis. Estudos indicam que o vídeo demonstra responsabilidade, transmite e cria confiança e relacionamento, pois as pessoas conseguem ver os comportamentos não-verbais e ter uma melhor leitura de contexto;
Separe os 10 minutos finais da reunião para retomar os combinados e as tarefas mencionadas, destacando os responsáveis e prazos.

Por exemplo, "enviar o ofício - Fernanda - até o fim do dia 24/10" e "conversar internamente e dar um retorno para o RH - João - até segunda 27/10". Esse momento evita desentendimentos sobre os combinados e dá clareza quanto aos prazos e responsáveis.

Após a reunião

Envie os encaminhamentos por email ou pelo canal do Teams em que a reunião foi realizada, assim todos podem ter acesso.

"Olá, xxxx!

Aqui estão os encaminhamentos da reunião de xx/xx/xx:

tarefa - responsável - prazo
tarefa - responsável - prazo
tarefa - responsável - prazo

Os documentos utilizados na reunião foram link/anexo."

Clique aqui para saber mais como utilizar o Teams.

Anote o prazo dos encaminhamentos na agenda para não perder ou atrasar.

O Office 365 permite utilizar o Planner. Nesta ferramenta, é possível incluir tarefas e atribuir prazos e responsáveis. Você pode incluir os encaminhamentos das reuniões lá e as pessoas receberão lembretes ao longo do tempo;

Dica:

Acompanhar os encaminhamentos

Além de iniciar as reuniões com os encaminhamentos da reunião anterior, é recomendável fazer um acompanhamento com o(a) responsável pela ação. Um email ou uma mensagem pelo Teams com "Olá! Gostaria de saber se houve algum desenvolvimento ou atualização sobre a questão x. Estou à disposição" pode diminuir o número de atividades não realizadas entre as reuniões.

Ferramentas de interação

É possível realizar atividades interativas com várias pessoas em videoconferências. Entre as plataformas disponíveis, o Miro e o Google Apresentações permitem construir mapas mentais, diagramas, quadros com notas, dentre outros, em tempo real e em colaboração com quem você quiser.

s importante: verifique se os destinatários realmente precisam receber esse e-mail. Quanto mais e-mails desnecessários recebemos de uma pessoa, mais os e-mails tendem a ser ignorados.

Escreva emails mais claros e efetivos

O assunto do e-mail deve chamar atenção e resumir a informação;
Use tópicos para enumerar ações, tarefas, dentre outros;
Separe o corpo da mensagem em parágrafos para evitar blocos de texto e facilitar a leitura;
Considere enviar e-mails distintos se os tópicos a serem abordados forem diferentes. No entanto, evite enviar mais de dois e-mails seguidos para os mesmos destinatários. E o mais importante: verifique se os destinatários realmente precisam receber esse e-mail. Quanto mais e-mails desnecessários recebemos de uma pessoa, mais os e-mails tendem a ser ignorados.

Como perceber o clima e a necessidade de suporte da equipe mesmo à distância?

No trabalho presencial, é comum ocorrerem pausas para conversar com outros servidores (hora do “cafezinho”), tirar dúvidas com os colegas e comentar sobre temas que vão além do trabalho. No teletrabalho, o contato coletivo é reduzido e menos espontâneo, fazendo com que as pessoas se sintam isoladas ou desconectadas.

Confira algumas práticas que podem contornar ajudá-lo(a) a manter o contato com a equipe.

Promova reuniões bilaterais (1:1)

O que é?

São espaços para que a chefia se conecte com cada um(a) dos(as) servidores(as) de sua equipe.

Por que devo realizá-la?

Essa prática traz diversos benefícios, como:

Aumento da produtividade e da qualidade das entregas - é possível definir prioridades claras com cada membro, focando esforços onde é necessário;
Aumento do engajamento da equipe - as relações no trabalho ficam mais fortalecidas e o(a) servidor(a) se sente ouvido(a);
Ajuda a descobrir e solucionar problemas - permite que problemas sejam sanados antes que se agravem;
Ajuda no desenvolvimento do(a) servidor(a) - permite a troca de feedbacks úteis tanto para chefia quanto para o liderado.

Boas práticas

Reserve horários fixos com o(a) servidor(a), para evitar que outros compromissos se sobreponham na agenda. Evite desmarcar as reuniões bilaterais;
Realize encontros frequentes (1 vez por semana, 1 vez a cada quinze dias) - a criação de vínculos exige constância.
Opte por reuniões mais frequentes com servidores(as) novos(as) em uma função ou atividade;
Se houver poucos liderados diretos, considere uma reunião de 45 a 60 minutos. Se houver muitos, 25 a 30 minutos;
Promova feedback mútuo;
Ouça o(a) servidor(a): entendendo as necessidades das(os) servidores(as), as orientações tornam-se melhores para realizar o trabalho;

Para saber o que pode ser abordado e exemplos de roteiro, clique aqui.

Realize encontros virtuais informais

No regime presencial, as interações entre as pessoas tendem a ser mais espontâneas. Para que a equipe não perca a conexão gerada por meio desses momentos informais, que tal promovê-los também nos corredores virtuais da prefeitura?

Esses encontros podem ser, por exemplo, happy hours online, cafés da manhã virtuais, reuniões online sem pauta de trabalho, dentre outros!

Boas práticas

Chame poucas pessoas: chamar muitas pessoas pode fazer com que algumas pessoas não interajam, ou interajam pouco;
Ligue a câmera sempre que possível: isso tornará o encontro mais pessoal;
Evite conversar somente sobre trabalho;
Aproveite esse momento de interação para se divertir: você pode mostrar seu ambiente de trabalho de casa, mostrar seus animais de estimação, contar alguma curiosidade sobre você e muito mais!

Caso não seja viável realizar esses encontros, considere separar 5 minutos das reuniões com a equipe para conversar sobre assuntos diversos.

Como equilibrar a jornada de trabalho com a minha vida pessoal?

No teletrabalho, é mais difícil estabelecer fronteiras entre casa e trabalho porque esses dois espaços se confundem.

No longo prazo, isso pode afetar seu bem-estar e produtividade.

Confira o que você pode fazer para lidar com essa questão no teletrabalho.

Como separar vida pessoal e trabalho?

Crie espaços físicos separados em sua casa para o trabalho: isso gera também uma separação mental entre o momento de trabalho e pessoal. Evite trabalhar na cama ou no sofá, por exemplo, ou tente não passar seu tempo de lazer na escrivaninha.

Faça atividades que marquem o início e o fim da jornada: Criar rituais ajuda a preparar mente e corpo para a transição entre trabalho e atividades não profissionais.Algumas opções são caminhada, yoga, meditação, leitura... Procure pensar em algo que te deixe motivado(a)!

Defina um canal prioritário de comunicação, que possa ser desligado quando o expediente chega ao fim. É comum ter diversos grupos de trabalho no WhatsApp, misturados aos grupos de família e amigos. Isso cria a sensação de que estamos disponíveis para o trabalho a todo momento. Se possível, converse com sua equipe para optarem por outros canais, como o Microsoft Teams. Além de reuniões virtuais, é possível criar grupos de trabalho e também desativar notificações fora do horário de expediente. Para saber mais, clique aqui

Reserve horários na sua agenda exclusivos para a realização de atividades individuais do trabalho. É comum agendarmos somente compromissos e reuniões, mas bloquear alguns horários na agenda para realizar atividades de trabalho pode ajudá-lo(a) a delimitar melhor o que pode ser realizado no dia. Essa prática também evita que tarefas sejam interrompidas para começar outras, ajudando a definir melhor esses períodos de concentração.

Planeje o seu dia: Tire uns minutinhos para planejar seu dia ao acordar, anotando os pontos importantes (reuniões, entregas, horário de almoço). Ao final do dia, tire uns minutinhos para rever quais itens da lista foram realizados e quais ficaram para o dia seguinte.

Como trabalhar com mais foco?

Identifique as principais coisas que te distraem, reflita sobre elas e lide com esses sentimentos

O que te distraiu hoje? Anote e tente detalhar ao máximo.

Em seguida, reflita sobre o sentimento que cada uma dessas distrações te despertou.

Pense em exercícios, físicos ou mentais, para lidar com eles.

Exemplo

Se você se distrai com o barulho do WhatsApp, você pode evitar deixá-lo aberto e manter o celular no silencioso e longe do campo de visão, estabelecendo momentos específicos para checá-lo.

Coloque um cronômetro para realizar tarefas em um determinado tempo.

Você pode utilizar a técnica Pomodoro, por exemplo.

CIDADE DE SÃO PAULO

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TRANSPARÊNCIA SÃO PAULO

Perguntas Frequentes

O que configura o regime de teletrabalho?

Quem pode se submeter ao regime de teletrabalho?

Quais são as escalas de trabalho previstas no teletrabalho?

Quais são as responsabilidades das chefias com relação ao regime de teletrabalho?

Como utilizar VPN, SEI e Teams?

Quais cuidados devo ter com os dados mantidos pela Prefeitura?

Como definir indicadores e metas para minhas atividades e para a equipe?

Como será o sistema de acompanhamento dos trabalhos no regime de teletrabalho?

Como acompanhar e gerir as atividades da minha equipe no teletrabalho?

Como melhorar a comunicação com a equipe e outras unidades?

Como fazer a recepção de pessoas novas na equipe no regime de teletrabalho (onboarding)?

Como perceber o clima e a necessidade de suporte da equipe mesmo à distância?

Como equilibrar a jornada de trabalho com a minha vida pessoal?